漢高祖劉邦曾問大將韓信：“你看我能帶多少兵？”韓信斜了劉邦一眼說：“你頂多能帶十萬兵吧！”漢高祖心中有三分不悅，心想：你竟敢小看我！“那你呢？”韓信傲氣十足地說：“我呀，當然是多多益善啰！”

大將運兵多多益善，即使統(tǒng)領(lǐng)百萬雄兵也能做到運籌帷幄。可軍隊數(shù)量也不是越多越好，如若統(tǒng)領(lǐng)不當，數(shù)量太多的軍隊反而會拉低勝利的可能性。淝水之戰(zhàn)中，坐擁八十萬大軍的苻堅自恃兵力強大，可他將才不足且用人不力，最終敗給了兵力僅八萬的東晉軍。

管理文件如同帶兵，文件數(shù)量越多越雜，管理的門檻也就越高。合適文件管理方案，可以讓計算機井然有序、效率提升、事半功倍?？扇缛艄芾聿划敚罅糠彪s的文件很容易使我們的時間被浪費、心力被消耗、靈感被扼殺。

本文所介紹的是一個“多多益善”文件管理方案，且同時滿足了快速決策、自動執(zhí)行、歸類有序、查閱便捷四個要點。

面對待整理的文件，我們要能夠像大將軍一樣的快速決策，或者說快速反應(yīng)“發(fā)號施令”，而文件便會自動執(zhí)行到它該去的地方，就好像將軍下令“立刻回營（command）”，將軍不必知道士兵（file）營地的具體位置(path)，士兵便會自己回到的營地。當然，實現(xiàn)自動化的前提是所有文件都要歸類有序，文件要提前被規(guī)劃好路徑。規(guī)劃路徑就好比步兵、炮兵默認被規(guī)劃到了到陸軍大本營，軍醫(yī)、炊事員默認歸屬后勤保障陣地，只有做到歸類合理有序，士兵才能自動歸位，以便于管理。最后便是查閱便捷，做到大量文件多維、快速、便捷的檢索。

對我而言，滿足以上條件的文件管理方案，便是節(jié)省心力、且一勞永逸的。

PS：文章最后會提供本方案所涉及到的所有工具、hazel 規(guī)則、Smart Folder、以及安裝方法。筆者推薦先閱讀全文掌握原理之后再setup。當然你也可以跳過前四部分，直接閱讀5. 配置并使用。

0.效果展示

1.快速決策

你喜歡做選擇題還是喜歡做填空題？我想大多數(shù)人的答案都會是選擇題。有時候我們面對突如其來的填空問題，大腦會一片空白，無法決策。例如有時候某個人的名字“掛在嘴邊”但就是想不起來。這叫“舌尖現(xiàn)象”，英文tip of the tongue phenomenon，簡稱TOT。TOT現(xiàn)象雖然很常見，但是卻不會出現(xiàn)在選擇題中，我們看到選項時，大腦的“短路”就接通了，TOT現(xiàn)象也就消失了。

我們來看下一個典型場景：如何處理你桌面上的foo.pdf文件呢？

按照以往的模式，我們會想把它拖動到某個文件夾下，具體應(yīng)該在哪個文件夾下呢，可能一下子“腦筋短路”想不起來… 這種“腦筋短路”也屬于TOT現(xiàn)象，反復(fù)多次便是非常消耗心力的事情，隨著文件的增多繁復(fù)，這種隱性消耗會使我們不斷徒增疲憊。

為了避免TOT現(xiàn)象的出現(xiàn)，我們要盡量避免填空題，而改做選擇題，當把處理foo.pdf變成一道選擇題，情況將會大大改善。

1-1.通過選擇標簽來下發(fā)指令

foo.pdf 下出現(xiàn)了幾個可決策的選項，你要做的事情是通過選擇Tag來快速決策如：

• localSaved&mark自動歸類到本地目錄（具體參看：3-1.目錄結(jié)構(gòu)優(yōu)化）
• iCloudSaved&mark自動歸類到云端目錄
• mark只標記 （便于搜索）

有了這些選項，我們便能夠輕松的快速決策了。

通過選擇標簽下發(fā)指令還有個最大優(yōu)勢是：同時操作多個文件。

一次性為多個不同類型文件下達指令后，所有文件便能自己找到方向各歸其所。

就好像總司路一聲令下，三軍幾十個兵種都能各自找到方向，回到屬于自己的營地。

1-2.快捷添加Tags的方法

以上添加Tags方式一定要使用快捷鍵才能完成，我個人把加Tags的快捷設(shè)置為：Command + E

關(guān)于給標簽加快捷鍵的方法，請參考這里

2.自動執(zhí)行

指令下達之后，就要執(zhí)行了，這時候我們要用到一個軟件 Hazel ，可以幫助我們完成文件的自動化管理。Hazel 就像一個會魔法的女巫，文件被她的小毛膽輕輕一掃，便具有了生命。

我要介紹的是，本方案中Hazel的使用思路。

PS. 文章最后會提供本方案的 Hazel 規(guī)則，可直接下載安裝。

如上圖，我們把觸發(fā)條件設(shè)置成只要 Tags 里包含 localSaved&mark 便會觸發(fā)下面的執(zhí)行步驟。

1. 系統(tǒng)會 run shell script，這個腳本的作用使把文件歸類到它的“大本營”（在3.歸類有序中說明）
2. 移除 Tag localSaved&mark ，目的是避免Hazel條件二次觸發(fā)
3. 添加 Tag marked 便于搜索（在4.查找便捷中說明）

通過 Hazel 的魔法，文件便神奇的像“長了腿似的”，在接受到收到指令后，便一往無前的奔向他的目的地。

3.歸類有序

空間感影響著我們的心理，我們的心理感受與空間感是有相對關(guān)聯(lián)的。例如中國的漢字中就往往用大方、小氣、仔細、粗心等帶有空間感的詞匯來表述褒貶。美國耶魯大學(xué)的心理學(xué)家 Lawrence E.Williams 通過實驗發(fā)現(xiàn)，人們看到的物體之間的物理距離自動地在人的腦海中轉(zhuǎn)換成抽象的心理距離，并影響我們對外部世界的判斷?？匆姷奈矬w之間距離越遠，心理距離也就越開闊，人也會越樂觀積極，看到的物體間物理距離越近，人就會變的更加悲觀和緊張。

3-1.干凈有序的目錄結(jié)構(gòu)

我們看到的電腦桌面是否干凈，會對我們一整天的心情有影響。

~/Desktop、~/Documents、~/Downloads 保持干凈，這三個文件夾只做臨時使用，絕大部分時間這三個文件夾都是空的。

平時存放在以上三個文件夾中的文件全部歸類到下面這個目錄中：~/Marked_local

~/Marked_local 將集中存放大部分文件，它是所有文件的總兵營，被 Tag 為 localSaved&mark 的文件都會自動的進入這個文件夾， 并在文件夾中自動分類到子文件夾中。

如上圖所看到的，文件進入到~/Marked_local 之后，又被進行了兩次分類。

第一次分類按照Apple的 Uniform Type Identifiers ，以及我個人摸索的，且適合大多數(shù)人的分類方式將文件分成9個一級分類

第二次分類我們根據(jù)文件元數(shù)據(jù)中的Kind。

例如 brewinstall.sh 文件的一級分類屬于 Source-code，二級分類的 Kind 類型是 Shell Script。那么文件最后會分類到~/Marked_local/Documents/Shell Script/brewinstall.sh

3-2.文件重命名

蘇東坡說：“世間唯名實不可欺”。

此話對于計算機文件來說更加適用，例如我們可以通過文件名后綴來判斷文件類型是.JPG還是.PDF(最正確的參看文件類型的方式是通過元數(shù)據(jù)，但在無惡意篡改類型的情況下通過文件名最為快捷)。

文件名中適當加入元數(shù)據(jù)中的內(nèi)容，可以讓使用者一眼快速了解文件。而且統(tǒng)一規(guī)律的文件命名可以讓文件系統(tǒng)整齊劃一，排列有序。

因此本方案在文件文件歸類的同時，也為文件做了重命名。

重命名的規(guī)則為：年-月-文件名（創(chuàng)建時間）。

例如：brewinstall.sh 會被Hazel自動重命名為 2020-03-brewinstall.sh

3-3.自動歸類到 iCloud

我們?yōu)槲募嘣黾恿艘粋€選項：同步到 iCloud 云端。被 Tag 為 iCloudSaved&mark 的文件將整理到 iCloud Drive/Marked_iCloud/

Finder的側(cè)邊欄有個 iCloud Drive 的文件夾，在 iCloud Drive 中創(chuàng)建的文件，會自動同步到 iCloud 云端，例如我們創(chuàng)建的云端大本營 Marked_iCloud。

iCloud Drive 中的 Marked_iCloud

手機端 iCloud Drive 中的 Marked_iCloud 目錄

ps.相關(guān)的 Hazel 規(guī)則可在文章底部下載

4.查閱便捷

我們都看過閱兵，各兵種列隊整齊，氣勢雄健。領(lǐng)導(dǎo)登高而望，三軍盡收眼底。

這種即能分類檢閱，又能統(tǒng)領(lǐng)全軍的閱兵式檢閱法，就是本方案種的文件查閱法。

4-1 用 Smart Folders 查看文件

用 Smart Folder 查看文件

使用 Smart Folder 可以滿足我們既能分類細查、又能鳥瞰全機的需求。

蘋果官方對 Smart Folders 的解釋：

Smart Folders automatically gather files by type and subject matter. Smart Folders are updated as you change, add and remove files on your Mac.

翻譯過來就是：

Smart Folders 會按類型和主題事項自動收集文件。當你更改、添加和刪除 Mac 上的文件時，Smart Folders 會自動更新。

我個人的解讀是：

Smart Folders 里是一組依據(jù)固定搜索條件所產(chǎn)生的搜索結(jié)果，并且這搜索結(jié)果是實時更新的，因此 Smart Folders 的后綴名是 .savedSearch 。

下面我們來看下，創(chuàng)建圖片類搜索的 Smart Folder 的規(guī)則。

• Tags 中包含 marked， 所有被我們的 Hazel 管理過的文件都被自動加上 marked 標簽
• 文件類型是 image、或者 Tags 中包含 Picture_folder (文件夾的單獨處理方式)

這時候，點擊右上角的 save，便會生成一個 Smart Folder，實時的更新著以上調(diào)節(jié)所產(chǎn)生的搜索結(jié)果。

實時查看圖片的Smart Folder

4-2 必要的 6 個 Smart Folders

想要滿足我們查閱便捷的需求我們總共需要6個智能文件夾

• All_marked.savedSearch: 這是個鳥瞰全局的文件夾，用來通覽所有被標記過的文件，對我來說最為常用。每當想找一個最近使用的文件時，只要打開它按照創(chuàng)建時間排序，基本上都可以快速找到。
• 其它智能文件夾代表著不同類型文件的入口，使用起來也非常的便捷。

在本方案中，智能文件夾的最大意義在于統(tǒng)一了入口，當文件入口被限定在6個智能文件夾中時，我們做選擇的效率也會增加。即便是使用網(wǎng)頁在需要上傳圖片或文件時，依然可以從智能文件夾中快速找到目標文件。

4-3 Smart Folders 分享

既然 Smart Folders 是一組規(guī)則，那么也就可以分享。別人電腦生成的 Smart Folders，你可以拿來直接使用，我會本方案使用到的 Smart Folders 放在文章末尾。

tips: 將 Smart Folders 拉到側(cè)邊欄時，要同時按住 command 鍵

5. 配置并使用

通過以上的四個部分的說明，我們知道了文件管理的流程是：

用 Tags 標記下達指令 –> Hazel 實現(xiàn)自動整理–>用 Smart Folders 查閱文件。

5-1.添加Tags

• 為 Tags 添加快捷鍵（參考：2-2.快捷添加 Tags 的方法）。
• 在 Finder 中添加三個 Tags 。localSaved&mark 、iCloudSave&mark、mark

5-2.Hazel 安裝及規(guī)則導(dǎo)入

• 下載安裝 Hazel
• 創(chuàng)建兩個文件夾 ~/Marked_local 和 iCloud Drive/Marked_iCloud
• 打開 Hazel，側(cè)添加以下5個文件夾:?~/Desktop、 ~/Documents、~/Downloads、~/Marked_local 、Cloud Drive/Marked_iCloud

• 倒入規(guī)則并全部勾選

• 對剩下文件夾做同樣操作，將規(guī)則應(yīng)用到其它四個文件夾，也可以將規(guī)則選中，拖動到其它文件夾
• 啟動 Hazel

5-3.Smart Folder 導(dǎo)入

• 將所有 Smart Folder 添加到 ~/Library/Saved Searches/文件夾，~/Library是默認隱藏文件，進入 Finder 后按鍵 shift+command+> 可顯示隱藏文件
• 按住 Command 將 Smart Folder 逐個托到側(cè)邊欄

5-4 資源附件

MacOS文件管理.zip

• management.hazelrules
• SmartFolder
• All_marked.savedSearch
• Archives_marked.savedSearch
• Audios_marked.savedSearch
• Documents_marked.savedSearch
• Pictures_marked.savedSearch
• Videos_marked.savedSearch

資源附件點擊下載

參考

1. 可以自動化管理Mac文件的工具 https://www.noodlesoft.com/
2. Apple的統(tǒng)一類型標識符 https://developer.apple.com/library/archive/documentation/Miscellaneous/Reference/UTIRef/Articles/System-DeclaredUniformTypeIdentifiers.html
3. iCloud Drive/Marked_iCloud 的實際路徑為：~ /Library/Mobile\ Documents/com~apple~CloudDocs/marked_iCloud/
4. 附件資源地址 https://chendongze.oss-cn-shanghai.aliyuncs.com/article/MacOS%E6%96%87%E4%BB%B6%E7%AE%A1%E7%90%86.zip

本文轉(zhuǎn)載自個人博客「陳東澤」的文章《“多多益善”的MacOS文件管理方案》