接上篇。

3. 整理（Organize）

本節(jié)我們來看如何利用 Papers 來對我們收集到的學術資料進行有效整理，事實上這是給我們的「個人圖書館」建立檔案系統(tǒng)的過程，有了完善的檔案系統(tǒng)，日后查找起來才會非常便利。

如圖所示，所有的收集到 Papers 當中的論文都會呈現(xiàn)在主工作區(qū)當中。Papers 總共提供了 List、Column、Grid、Cover Flow 四種呈現(xiàn)方式，和 Mac 的 Finder 類似。

頂部中央的六個按鈕中，出第一個「搜索按鈕」外，第二到第五個分別是四種不同的分類查看方式，分別是資料庫（Library）、標簽（Labels）、作者（Authors）、來源（Sources），利用它們，你可以用你喜歡的文檔屬性來快速定位所需文檔。第六個按鈕是閱讀（Read） 按鈕，點擊將顯示你目前打開的文檔，如果你打開了不止一篇文檔，將以標簽形式呈現(xiàn)，這點和目前大部分網(wǎng)頁瀏覽器類似。

主工作區(qū)下方是預覽區(qū)，如果你單擊鼠標選中了某一篇文檔，在這里將顯示該文檔大概的樣子。點擊左下方的眼睛按鈕可以打開或關閉預覽區(qū)。

無論你選中還是打開某篇特定的文檔，右側邊欄始終會顯示該文檔的相關信息，或者我們用更加精確的名稱「元數(shù)據(jù)（Metadata）」。所謂元數(shù)據(jù)，即 Data about data，也就是用來描述信息的信息，在此，你可以簡單理解為一篇文檔的屬性資料。設置元數(shù)據(jù)的主要目的就是為了更好的編排電子目錄，因此準確和豐富的元數(shù)據(jù)將是建立一個完善的歸檔系統(tǒng)的重要前提。鑒于元數(shù)據(jù)的重要性，我們把它當作是文檔整理的起點。

在右側邊欄，有四個標簽頁，分別是總覽（Overview）、信息（Info）、筆記（Notes）、動態(tài)（Activity）：每個標簽頁的主要功能如下：

• 總覽（Overview）: 顯示該文檔的類型（Type）、標題（Title）、作者（Authors）、來源（Sources），可以給文檔添加修改概要（My Summary）、關鍵字（Keyword），同時還可以把選中的文檔放入某個收藏集（Collection），也可以給文章按1~5顆星的標準評分，添加顏色（Color） 和旗標（Flag）；

• 信息（Info）: 這里可以修改文檔大部分屬性，如標題（Title）、副標題（Subtitle）、作者（Authors）、類型（Type）、出版日期（Published） 等；

• 筆記（Notes）: 如果你對一篇文章進行了標注，添加了筆記，將在這里有一個索引（關于如何做筆記，我們將在第4節(jié)做介紹）；

• 動態(tài)（Activity）: 這里將顯示該文檔的相關文獻，以及社交網(wǎng)絡分享情況。

在這里，有必要強調(diào)一下「動態(tài)（Activity）」這個標簽頁。我們知道在學術圈，一篇文章被引用的次數(shù)，是該文影響力的重要參考指標；而且一般來說，被一篇優(yōu)秀的論文所引用的論文當中，也會有該領域非常優(yōu)秀的論文。在 Papers 里，引用這篇文章的文獻和被這篇文章引用的文獻，都會呈現(xiàn)在這個標簽頁當中。你可以點擊任何一篇文檔，會直接跳轉(zhuǎn)到該文所在頁面，可以利用第 2 節(jié)介紹的方法直接把該文導入 Papers 中。對于「緒言」中所說的第一個問題「如何獲取該領域的優(yōu)秀論文」，我們至少有了一個更加有效的解決方法。

關于元數(shù)據(jù)，再強調(diào)一點，我希望所有的讀者都能養(yǎng)成一個良好的習慣：每次添加完新的文檔之后，馬上去完善該文檔的元數(shù)據(jù)。Papers 可以自動識別某些論文的元數(shù)據(jù)，但很多情況下需要我們自己去填寫或修改。對于所有類型的文檔，至少標題、作者、關鍵字¹是必要的，對于學術論文最好再加上期刊名、卷數(shù)、頁碼、發(fā)表日期等，這些對于以后編寫引文非常有用。

事實上，在你填寫文檔元數(shù)據(jù)的同時，Papers 已經(jīng)在幫你進行分類整理工作。不信的話，你點擊一下頂部中央第二個按鈕（Labels），看左側邊欄，你會發(fā)現(xiàn)你已經(jīng)可以利用不同的標簽屬性來查閱文章，比如你可以只看你打分五顆星的文章，也可以看關鍵字為 Philosophy 的文章等等。Papers 還提供了用旗標（Flag）和顏色（Color） 來標記文章的方式，可以按照你的喜好加以利用。提醒一點，不要迷失在標記的海洋，對我來說，僅僅關鍵字和評分已經(jīng)夠用了。點擊頂部中央的第三個和第四個按鈕（Authors & Sources），你可以按照類似的方式，通過文檔的作者和來源查閱所需文章。

現(xiàn)在讓我們回到主標簽頁 Library（頂部中央第一個按鈕）。我們看到左側邊欄自上而下是分為四塊：

• 所有文獻（All Papers）：點擊這里，主工作區(qū)將顯示 Papers 中所有未「歸檔（Archive）」的文檔。
• 最近（Recent）：這里你可以查閱最近導入的文檔（Last Import） 和最近閱讀的文檔（Last Read）。
• 我的收藏集（My Collections）：這里可以新建和設置文獻收藏集，這點后文會做具體介紹。
• 歸檔（Archive） 和刪除（Delete）：這個不用過多介紹了吧，感謝Gmail讓大家知道了什么是歸檔。²

這里需要重點介紹的是「我的收藏集（My Collections）」。收藏集分為兩種：智能收藏集（Smart Collection） 和手動收藏集（Manual Collection）：

• 手動收藏集（Manual Collection） 和文件夾類似，可以根據(jù)需要手動把一些文章放入該收藏集，比如我建了一個名為 Working On 的手動收藏集，把正在閱讀和當前研究所需的文獻都放在了里面。除非自己手動修改，否則里面的文獻數(shù)量和種類不會發(fā)生任何變化。
• 智能收藏集（Smart Collection） 與手動收藏集剛好相反，并不需要你手動添加任何資料。你只需要設定一個特定的規(guī)則，無論是已有的文獻還是新添加的文獻，只要符合這個規(guī)則就會被自動添加到該收藏集中。比如我這里設置了一個名為 in Chinese 的智能收藏集，規(guī)則是：關鍵字中包含 CN 或者語言為 Chinese。這樣的話只要一個文檔的關鍵字中有 CN 或者其語言為 Chinese，就被自動添加到這個收藏集中。

智能收藏集看似簡單，實則意義非凡。以往我們在圖書館里去查閱資料，只能按照圖書館制定的目錄和查找方式進行檢索；而智能收藏集意味著我們可以利用元數(shù)據(jù)創(chuàng)建專屬于自己的規(guī)則。對于不同的人來說，不同信息的重要程度不一樣，如果我們有了自己的查閱規(guī)則，我們可以使規(guī)則更加側重自己認為重要的那部分資料。在一個信息過量的時代，提高信息篩選的效率無異于延長生命。

利用以上方法，我們可以迅速定位收集到 Papers 當中的文獻，當然我們收集文獻的目的是為了閱讀³，Papers 如何幫助我們高效閱讀呢？請看4節(jié)「閱讀（Read）」。

4. 閱讀（Read）

雙擊某篇文獻即可進入閱讀模式，這時頂部中央最后一個眼鏡狀的按鈕「閱讀（Read）」會被激活（變藍）。此時，你依然可以點擊其他四個按鈕去查閱文獻，只要你不關閉這篇文章，再次點擊「閱讀（Read）」按鈕，你將回到這篇文章的閱讀界面。當然你也可以同時打開幾篇文檔，這時「閱讀（Read）」按鈕旁邊會顯示你打開文章的數(shù)量，這幾篇文章將會以標簽頁的形式呈現(xiàn)，與目前大部分網(wǎng)頁瀏覽器類似。點擊不同標簽頁，你可以在打開的幾篇文檔之間切換。把鼠標移到標簽的標題上會出現(xiàn)關閉按鈕，點擊即可關閉這篇文章。

左下角的五個小按鈕分別對應了 Papers 的五種不同的標注功能，分別是：

• 添加筆記（Create a Note）：點擊可以向文章選定位置添加筆記，若無選定位置，將在文章當前頁添加筆記；
• 高亮模式（Highlight Mode）：點擊之后，該按鈕將處在激活狀態(tài)（變藍），然后再用鼠標或鍵盤選中內(nèi)容時，選中的內(nèi)容將被高亮顯示；
• 下劃線模式（Underline Mode）：與高亮模式類似，選中的內(nèi)容將被添加下劃線。
• 刪除線模式（Strikethrough Mode）：與高亮模式類似，選中的內(nèi)容將被添加刪除線。
• 隨手模式（Freehand Mode）：可以任意在文檔上面涂畫。

所有以上這些功能，都能在鼠標右鍵菜單中找到對應，同時還可以通過右鍵菜單設置標注的顏色等。

這些筆記的索引將集中顯示在右側邊欄 Notes 標簽頁中，查找非常方便，同時你還可以在這里添加全局筆記（General Note）。在你用郵件分享這篇文獻時，你可以選擇是否包含這些筆記和標注。

除此之外，我們在 Mac 上閱讀文獻，還可以有效利用 Mac 自身的一些全局功能，比如可以隨時用「三指輕觸」來查閱不懂的單詞。還可以配合諸如 PopClip 之類的應用，在閱讀時與其他軟件和服務協(xié)同使用。事實上，當你體會到電子閱讀（包括用iOS設備）的便利之后，你再也不會羨慕某些教授動輒三四層樓高的書架了。⁴

未完待續(xù)…

本文作者郝海龍，并由作者授權刊登。原文標題《用 Mac 搞學術之 Papers》